Đừng để Zalo làm phòng pháp chế của công ty

Tôi không ghét Zalo.

Zalo là một công cụ rất tiện. Gửi báo giá được. Chốt lịch được. Nhắc chuyển khoản được. Gửi hình con mèo nằm trên hợp đồng cũng được, dù pháp luật hiện chưa có chế định nào về mèo nằm trên hợp đồng.

Nhưng có một hiện tượng hơi nguy hiểm: nhiều doanh nghiệp đang dùng Zalo như thể nó là phòng pháp chế, phòng kinh doanh, phòng kế toán, và kho chứng cứ trung tâm cùng một lúc.

Em chốt với khách trên Zalo rồi anh. Bên kia đồng ý trong tin nhắn rồi chị. Có file gửi qua nhóm đó mà. Nó thả tim rồi, coi như xác nhận chứ?

Không. Thả tim không phải là chữ ký số. Rất tiếc cho nền văn minh.

Vấn đề không phải là tin nhắn không có giá trị gì. Trong nhiều trường hợp, tin nhắn, email, lịch sử giao dịch, file gửi qua nền tảng điện tử có thể là một phần chứng cứ để chứng minh quá trình trao đổi giữa các bên.

Nhưng chữ một phần rất quan trọng.

Một phần chứng cứ không phải là toàn bộ hệ thống pháp lý.

Nhiều công ty nhỏ vận hành như thế này: báo giá gửi qua Zalo, điều khoản sửa qua Zalo, giao hàng chốt qua Zalo, công nợ nhắc qua Zalo, tranh chấp cũng cãi qua Zalo. Tới lúc ra chuyện, mọi người kéo nhau đi lục tin nhắn như đào khảo cổ. Có người mất điện thoại. Có người đổi máy. Có người xóa nhóm. Có người thu hồi tin nhắn. Có người gửi file tên hopdong_final_final_moi_nhat_chot_lan_3.pdf.

Nhìn cái tên file đó là tôi đã muốn đề nghị lập bàn thờ version control.

Một giao dịch tử tế nên có xương sống. Zalo chỉ nên là dây thần kinh phụ.

Xương sống là gì?

• Là hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng rõ ràng.
• Là báo giá có hiệu lực, điều kiện thanh toán, thời hạn giao hàng.
• Là biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành.
• Là hóa đơn, chứng từ, sao kê.
• Là email hoặc văn bản xác nhận các thay đổi quan trọng.
• Là người có thẩm quyền đại diện, chứ không phải anh bên đó nói vậy.

Trong pháp lý, ai nói đôi khi quan trọng ngang nói gì.

Một nhân viên kinh doanh hứa giảm giá trong nhóm chat có ràng buộc công ty không? Một người nhận hàng qua tin nhắn có đủ thẩm quyền xác nhận nghiệm thu không? Một câu ok em có nghĩa là đồng ý toàn bộ hợp đồng hay chỉ đồng ý đã đọc tin nhắn?

Những câu hỏi này không vui. Nhưng đến khi công nợ treo sáu tháng, nó sẽ vui hơn rất nhiều so với việc ngồi đoán ý nghĩa pháp lý của một sticker con vịt.

Tôi không khuyên doanh nghiệp bỏ Zalo. Đó là lời khuyên phi thực tế, giống bảo người Sài Gòn đừng kẹt xe bằng cách bay thấp.

Tôi khuyên dùng Zalo đúng vai.

• Dùng để trao đổi nhanh.
• Dùng để nhắc việc.
• Dùng để gửi bản nháp.
• Dùng để giữ nhịp giao tiếp.

Nhưng sau những điểm quan trọng, hãy có một câu chốt bằng văn bản rõ ràng hơn:

Anh/chị xác nhận giúp các nội dung sau… Bên em gửi lại báo giá/điều khoản chính qua email để hai bên cùng lưu. Sau buổi trao đổi, hai bên thống nhất… Việc thay đổi thời hạn thanh toán sẽ được ghi nhận bằng phụ lục/xác nhận riêng.

Mấy câu này không làm doanh nghiệp trở nên rườm rà. Nó làm doanh nghiệp bớt phải cầu nguyện.

Đặc biệt với công nợ, càng cần kỷ luật giấy tờ. Công nợ không tự nhiên xấu đi trong một ngày. Nó thường bắt đầu bằng vài lần anh thông cảm, rồi tuần sau anh xoay, rồi để anh hỏi kế toán, rồi im lặng như một chiếc tủ lạnh hư.

Muốn thu hồi nợ tử tế, đừng chỉ giữ cơn giận. Hãy giữ chứng cứ.

Giận thì làm mình mất ngủ. Chứng cứ mới làm bên kia khó ngủ.

Và nếu doanh nghiệp của bạn đang có cả năm vận hành nằm trong vài nhóm chat, thì nên bình tĩnh rà lại. Không phải để hoảng. Mà để dựng lại xương sống.

Zalo rất tốt để nói chuyện.

Nhưng đừng bắt nó làm luật sư, kế toán, kho hồ sơ và nhân chứng cùng lúc.

Nó chỉ là một app nhắn tin. Nó cũng mệt.