Nhân sự nghỉ việc không mang cái ghế đi, nhưng có thể mang cả công ty trong túi

Nhiều chủ doanh nghiệp rất yên tâm khi nhân sự nghỉ việc đã bàn giao laptop, thẻ xe, con dấu phụ, chìa khóa văn phòng.

Tôi thì hay hỏi thêm một câu hơi khó chịu:

Dữ liệu thì sao?

Không khí thường im đi nửa nhịp.

Vì cái ghế nhân viên ngồi thì còn đó. Cái máy lạnh vẫn chạy. Cái bàn vẫn nằm đúng chỗ. Nhưng danh sách khách hàng, bảng giá, file thiết kế, quy trình vận hành, mẫu hợp đồng, dữ liệu nhà cung cấp, kế hoạch marketing, tài khoản quảng cáo, quyền truy cập drive - mấy thứ đó không có hình dạng rõ ràng.

Chúng không kêu leng keng khi bị đem đi.

Chúng chỉ biến mất rất lịch sự.

Rồi vài tháng sau, công ty thấy khách hàng cũ được chào giá bởi một bên mới. Mẫu proposal giống mình đến mức nhìn vào tưởng soi gương. Quy trình bán hàng y chang. File báo giá có khi còn sót metadata cũ, như kẻ trộm đi dép của chủ nhà rồi quên lau bùn.

Lúc đó chủ doanh nghiệp mới nổi giận:

Nhân viên cũ ăn cắp dữ liệu của tôi!

Có thể đúng. Nhưng câu hỏi pháp lý đầu tiên không phải là mình tức cỡ nào.

Câu hỏi là: trước đó công ty đã xác định dữ liệu đó là tài sản cần bảo vệ chưa?

• Có quy chế bảo mật không?
• Có thỏa thuận bảo mật không?
• Có phân quyền truy cập không?
• Có log tải file không?
• Có quy trình offboarding không?
• Có điều khoản sau khi nghỉ việc không?
• Có chứng minh được dữ liệu bị lấy, bị dùng, gây thiệt hại không?

Hay tất cả nằm trong một câu rất Việt Nam: Ở đây ai cũng biết vậy mà.

Pháp luật không ghét câu ai cũng biết. Pháp luật chỉ không biết phải xử lý nó như thế nào khi không có bằng chứng đi kèm.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ có một niềm tin dễ thương: nhân sự thân thiết thì không cần quy chế. Công ty như gia đình.

Tôi hiểu tinh thần đó. Nhưng gia đình thật còn có sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, di chúc, giấy chủ quyền nhà. Công ty mà cứ như gia đình nhưng không có giấy tờ thì thường thua cả gia đình ở phần pháp lý.

Dữ liệu doanh nghiệp không tự nhiên được bảo vệ chỉ vì chủ doanh nghiệp thấy nó quan trọng.

Nó cần được gọi tên.

• Đây là danh sách khách hàng.
• Đây là thông tin giá.
• Đây là bí mật kinh doanh.
• Đây là tài liệu nội bộ.
• Đây là tài sản trí tuệ.
• Đây là dữ liệu chỉ được dùng trong phạm vi công việc.
• Đây là thứ phải bàn giao và xóa khỏi thiết bị cá nhân khi nghỉ việc.

Nghe có vẻ cứng. Nhưng cái cứng này không phải để hù nhân viên. Nó để mọi người biết ranh giới.

Một công ty tử tế không phải công ty không tin ai. Một công ty tử tế là công ty không bắt lòng tin làm thay việc của hệ thống.

Trong quan hệ lao động, sự rõ ràng bảo vệ cả hai bên.

Nhân viên biết cái gì được dùng, cái gì không được mang đi. Công ty biết khi có sự cố thì mình dựa vào đâu.

Người quản lý không phải la lên em phản bội anh mỗi khi dữ liệu bị rò. Vì thành thật mà nói, pháp luật xử lý vi phạm nghĩa vụ bảo mật dễ hơn nhiều so với xử lý làm anh buồn.

Một quy trình offboarding đơn giản đã giúp tránh rất nhiều rắc rối:

• Thu hồi quyền truy cập.
• Đổi mật khẩu hệ thống.
• Xác nhận bàn giao dữ liệu.
• Yêu cầu xóa dữ liệu công ty khỏi thiết bị cá nhân nếu có.
• Nhắc lại nghĩa vụ bảo mật sau nghỉ việc.
• Lưu biên bản bàn giao.
• Kiểm tra tài khoản quảng cáo, email, drive, CRM.

Không cần làm như phim gián điệp. Không cần nhân viên nghỉ việc là bật nhạc căng thẳng và soi camera từng bước chân. Chỉ cần có quy trình bình tĩnh, lặp lại được, ai cũng hiểu.

Vấn đề dữ liệu nội bộ là một kiểu tranh chấp mới nhưng rất đời.

Ngày xưa người ta sợ nhân viên nghỉ việc ôm theo cuốn sổ khách hàng.

Bây giờ cuốn sổ đó nằm trong điện thoại, trong cloud, trong file export, trong một cái link chia sẻ chưa tắt.

Cái túi của người nghỉ việc không phồng lên, nhưng công ty vẫn có thể nhẹ đi vài năm tích lũy.

Bởi vậy, đừng đợi tới khi dữ liệu đã đi dạo ngoài phố rồi mới hỏi pháp luật có bắt nó quay về được không.

Hãy đặt hàng rào khi khu vườn còn xanh.

Đừng đợi bò đi mất rồi mới họp hội đồng đặt tên cho cái chuồng.